Introdução ao Todoist: Configuração e Funcionalidades Essenciais
Este artigo visa cobrir tudo o que você precisa saber para começar a utilizar o Todoist, desde a configuração inicial até o domínio de suas principais funcionalidades. O Todoist é uma ferramenta excelente para organizar sua vida pessoal e profissional, centralizando todas as suas tarefas em um só lugar.
Configurando Sua Conta
Para começar, acesse o site oficial do Todoist. A plataforma oferece muitas informações sobre como ela funciona. Você pode se inscrever utilizando seu e-mail, conta do Google ou Facebook, o que for mais conveniente para você.
Após a inscrição, você pode personalizar sua conta, como fazer upload de uma foto e adicionar seu nome. Se a conta for primariamente para trabalho, defina isso durante a personalização. Depois de finalizar essa etapa e lançar o Todoist, você será direcionado para a visualização “Hoje” (Today View), estando pronto para iniciar a organização.
É muito prático iniciar, pois leva apenas alguns cliques para estar pronto para usar a ferramenta.
Criando Seu Primeiro Projeto
No Todoist, os projetos funcionam como “baldes” onde você agrupa tarefas relacionadas, ajudando a manter a organização. Vamos criar o primeiro projeto:
1. **Localize a Barra Lateral:** No lado esquerdo da interface, você encontrará a seção “Meus Projetos” (My Projects), onde todos os seus projetos serão listados.
2. **Adicionar Projeto:** Clique no ícone de mais (+) e selecione a opção para adicionar um projeto.
3. **Nome e Configurações:** Dê um nome ao seu projeto. Por exemplo, se você possui um negócio, pode criar um projeto chamado “Admin” para tarefas administrativas. Você pode selecionar uma cor para o projeto (como ciano, no exemplo) e adicioná-lo ao seu *workspace*.
4. **Favoritos:** Se for um projeto que você acessa frequentemente, como tarefas semanais de administração, adicione-o aos seus favoritos.
5. **Layout Preferido:** Você pode escolher o layout preferido para o projeto. As opções incluem:
* **Lista (List):** O padrão inicial.
* **Quadros (Boards):** Uma visualização estilo Kanban, onde as tarefas são listadas em colunas.
* **Calendário (Calendar):** Esta funcionalidade geralmente requer a atualização para uma conta paga.
Para começar, manteremos o layout em lista.
Adicionando e Gerenciando Tarefas
Com o projeto criado, é hora de adicionar tarefas individuais dentro desse “balde”.
Ao adicionar uma tarefa, você verá diversas opções para detalhar o item:
* **Descrição:** Adicione detalhes se precisar de mais informações.
* **Data de Vencimento (Due Date):** Defina a data limite para a conclusão.
* **Prioridade:** Altere os níveis de prioridade (alta, baixa, etc.).
* **Lembretes (Reminders):** É muito útil configurar lembretes, especialmente para tarefas que ocorrem mensalmente ou periodicamente, garantindo que você seja notificado sobre sua proximidade.
Ao configurar a tarefa “Balance the budget” (Equilibrar o orçamento), por exemplo, ela foi marcada como prioridade máxima (P1) e definida para vencer hoje. Tarefas com vencimento imediato não necessitam de lembretes adicionais. Para projetos maiores, você pode definir um prazo final específico (deadline) ou simplesmente usar as datas para que a tarefa apareça no dia correto de execução.
Após adicionar a tarefa, clique em “Adicionar tarefa” novamente para continuar inserindo outros itens no projeto.
Uso de Subtarefas
Para projetos maiores com múltiplos elementos, a utilização de subtarefas ajuda a manter a clareza. Se “Equilibrar o orçamento” é um projeto maior, podemos desmembrá-lo:
1. Ao criar a tarefa principal (ex: “Equilibrar o orçamento”), você pode adicionar subtarefas como “Coletar recibos”.
2. Para transformar uma tarefa em subtarefa, basta arrastá-la para baixo e sobre a tarefa principal à qual ela pertence. Isso a aninha.
Esta organização permite que, ao visualizar o projeto principal, você possa colapsar a lista de subtarefas. Isso evita distrações com todos os passos detalhados, focando apenas na tarefa principal no momento, mas permitindo expandir quando for a hora de executá-la.
As subtarefas também podem ser configuradas como recorrentes (mensais, semanais, etc.).
Visualizações Chave: Inbox e Today View
Vamos explorar as visualizações importantes no Todoist:
Inbox (Caixa de Entrada)
Sua caixa de entrada funciona como um local padrão para capturar rapidamente todas as tarefas, antes de atribuí-las a um projeto específico. Isso é especialmente útil ao usar o aplicativo móvel, permitindo registrar ideias ou pendências assim que surgem, e organizá-las depois.
Ao configurar a conta, o Todoist geralmente inclui algumas tarefas de exemplo na sua inbox (como “Welcome to Todoist”) para demonstrar o funcionamento. Marcar essas tarefas como concluídas é uma forma de limpar a caixa de entrada inicial.
Today View (Visualização de Hoje)
A visualização “Hoje” é crucial. Ela mostra apenas as tarefas agendadas para o dia corrente, sejam elas provenientes da sua Inbox ou de projetos específicos.
É recomendado verificar esta visão no final do dia para planejar o dia seguinte. Ao analisar o que está agendado para amanhã ou para os próximos dias (na seção “Upcoming” ou “Próximos”), você pode:
* Mover tarefas que já foram adiantadas.
* Reorganizar prioridades com base no que está por vir.
Isso garante que, ao começar o dia seguinte, a visualização “Hoje” apresente exatamente o que precisa ser feito naquele dia.
Recursos Adicionais
Para ter acesso às suas tarefas em qualquer lugar, é essencial instalar o aplicativo móvel. Este aplicativo sincroniza automaticamente com a versão desktop ou online, garantindo que você tenha suas tarefas sempre com você.
